プロジェクトの成功は、企業の成長と直結していますが、多くの企業がプロジェクトの遅延や予算超過に悩まされているのも事実です。
そこで、プロジェクトマネジメントの重要性が高まっています。
この記事を読むことで、プロジェクトマネジメントの基本から、成功に導くためのスキルや研修方法について理解を深めることができます。
この記事では、プロジェクトマネジメントの基本概念から、実際に現場で求められるスキル、さらには国際的な標準であるPMBOKについても触れていきますので、是非最後までお読みください。
プロジェクトマネジメントとは
そもそもプロジェクトとは
プロジェクトとは、一定の期間とリソースを用いて、特定の目標を達成するための一連の活動を指します。
これには、新製品の開発、イベントの企画・運営、システムの導入など、多岐にわたる目的があり、それらによって必要なマネジメントの要素は異なります。
今回取り扱うプロジェクトは、主にDXやIT、システム開発におけるプロジェクトを中心として取り扱っていきます。
プロジェクトマネジメントの概要
プロジェクトマネジメントは、目標を期間内に達成するための業務であり、プロジェクトを成功に導くために行われる活動です。
この分野にはさまざまな活動が含まれており、企画、リスクの測定、進捗管理、費用の見積などが挙げられます。
プロジェクトマネジメントは幅広い視点と知識を必要とし、その実施者はプロジェクトマネージャー（PM）と呼ばれます。
プロジェクトマネージャーは目標達成のためにプロジェクトチームの結成、人材の確保、予算管理、工程の立案などの業務を担当します。
プロジェクトマネジメントが注目される背景とDX
現代ではデジタルトランスフォーメーション（DX）が進展しており、ビジネスモデルの変革や新たな価値提供を目指す企業が増えています。
そのため、効果的なプロジェクトマネジメントが求められており、プロジェクトの成功に向けてプロジェクトマネジメントは必要不可欠と言えるでしょう。
DX推進をしていく上では、各現場での業務の効率化や高度化・新規事業におけるプロジェクトを遂行し、社員が複数のチームに分かれ、各チームの目的を達成するために割り当てられた業務やタスクに取り組みます。
しかし、一つのタスクでも進捗が遅れると、そのタスクだけでなく他のタスク、さらにはプロジェクト全体の計画に大きな影響を及ぼすことがあります。
そのため、進捗管理やプロジェクトマネジメントが非常に重要となるのです。
プロジェクトマネジメントの実施者と役割
PM（プロジェクトマネージャー）
プロジェクトの舵を取る総指揮者、それが「プロジェクトマネージャー（Project Manager：PM）」です。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの目標を定め、その達成に向けたスケジュールを策定し、適切なメンバーを選出する役割を担います。
また、プロジェクトの現状を正確に把握し、進捗状況を常に監視することで、プロジェクトが軌道に乗るように導きます。
プロジェクトマネージャーは絶えず判断と決定を下す必要がある、非常に責任の重い立場にあると言えるでしょう。
プロジェクトマネージャーは、チームとプロジェクトの橋渡しとなり、目標達成のための道筋を明確にすることで、プロジェクトを成功に導く鍵を握っています。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）
PMOは、企業や組織が抱える多様なプロジェクトを支援し、その遂行を円滑にするための中核的な機能を果たす部署です。
このオフィスは、プロジェクトマネジメントの手法やプロセスを統一し、標準化することで、組織全体のプロジェクト実施能力を向上させる役割を担います。また、プロジェクトの計画から実行、監視、終結に至るまでの各段階で、必要なサポートを提供します。
PMOは、内部に設置されることもあれば、その専門性を活かして外部の専門会社に業務を委託することもあります。その主な任務には、プロジェクトマネジメントの効率化、リスクの最小化、資源の最適化などが含まれ、プロジェクトの成功率を高めることを目指します。さらに、プロジェクトマネジメントに関する研修を通じて、社員のスキルアップと人材開発を図ることも重要な機能の一つです。PMOは、組織の戦略的目標達成に不可欠な存在として、その価値を日々高めています。
プロジェクトマネジメントに必要なスキル
コミュニケーション力・ステークホルダーマネジメント
プロジェクトマネジメントの領域では、コミュニケーション力はただのスキルを超え、成功への鍵となります。
プロジェクトマネージャーは、チーム内の円滑な対話を確保する役割を担いながら、他部署や外部の関係者との間で架け橋となる責任も持ち、これにはステークホルダーマネジメント力が求められます。
これは、知らない部署のメンバーとの有効なコミュニケーションや、ビジネスパートナーとの交渉を含む、幅広い対人スキルを必要とします。
プロジェクトマネージャーに求められるコミュニケーション能力は、プロジェクトの成否を決定づける中核的な要素であり、そのためには一般の社員を超える高度な技術が必要です。
課題解決力・コンセプチュアルスキル
プロジェクトの推進にあたり、課題やリスクの発生は避けられません。
プロジェクトマネージャーは、これらの問題を適切に管理し、解決に向けて対応する役割を果たします。
プロジェクトにおける問題は、一人だけで解決すべきものではなく、チーム全体で協力し、目標達成に向けて舵を取ることが求められます。
問題が発生しても、プロジェクトマネージャーは解決への導き手となり、プロジェクトの成功に向けてファシリテートします。
課題解決力とコンセプチュアルスキルを駆使して、プロジェクトを円滑に進めることが重要です。
[参考リンク-コンセプチュアルスキルとは！？ヒューマンスキルとの違いや、研修の方法についてわかりやすく解説します！]
ITやシステムに関する知識・知見
プロジェクトマネジメントの役割を担う上で、システム開発の具体的な作業手順や、その周辺にあるITに関する知識を有していることが求められます。
各タスクレベルでの実務知識がなければ、プロジェクト全体を通して適切に各タスクを管理することは困難となります。
IT技術は絶えず進化しており、プロジェクトマネージャーは最新の動向を追い続け、必要な知識を常に更新していく必要があります。
このような技術的背景を持つことで、プロジェクトマネージャーはより効果的な意思決定を行い、プロジェクトを成功に導くことができるのです。
QCDの管理スキル
プロジェクトを遂行する上で、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の三つの要素は、プロジェクトの成果を測るための基本的な指標です。
これらのバランスを適切に管理し、最終的に利益を生み出すことが、プロジェクトの究極的な目標となります。
プロジェクトマネージャーは、利益を確保しつつ、品質、コスト、納期の各要素のバランスをとりながら、プロジェクトを成功に導くための高度なスキルを必要とします。
これらのQCD要素を効果的に管理する能力は、プロジェクトマネージャーにとって不可欠なものであり、プロジェクトの目標達成において中心的な役割を果たします。
プロジェクトマネジメントの手法
ガントチャート
ガントチャートはExcelなどの縦軸と横軸がある表形式のものを使い、縦軸にはタスクを詳細にリストアップし、作業名、担当者、開始予定日、終了予定日などの情報を記録する手法です。
横軸には時間軸を設定し、タスクの進捗を視覚的に追跡できるようにします。
この方法により、どのタスクが遅れているのか、どの作業を並行して進める必要があるのかが一目で明確になります。
ガントチャートを用いることで、プロジェクトの進行状況を容易に把握し、必要な調整や対策を迅速に行うことが可能になります。
PMBOK
PMBOKは、1980年代にアメリカで開発されたプロジェクトマネジメントの枠組みであり、現在では世界中で採用されている手法の一つです。
この手法の核心は、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）—通称QCD—の管理にあります。
PMBOKは、プロジェクトの目標達成に必要なプロセスを明確に定義し、それらを効果的にコントロールすることを目指しています。
具体的には、プロジェクトマネジメントを10の知識エリアに分類し、それぞれのエリアでのスケジュール管理、品質管理、コスト管理などを詳細に規定しています。
これらの知識エリアは、「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・管理」「終結」という5つのプロセスグループに分けられ、各プロセスで何を行うべきかが明確に示されています。
このようにPMBOKは、プロジェクトマネージャーが各段階で適切なアクションを取るためのガイドラインとなり、プロジェクトの成功を支援するための体系的な手法なのです。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）はプロジェクトの初期段階で、全ての工程に必要なタスクを特定し、管理しやすく細分化するための手法です。
この構造化されたアプローチにより、プロジェクトチームは各工程で必要とされるタスクや活動を明確に理解し、それらの優先順位を設定することが可能になります。
WBSは、プロジェクトの全体像を樹形図で視覚化し、チームメンバーがの理解を統一することができます。
さらに、WBSから派生したタスクに時間軸を加えることでガントチャートが作成され、プロジェクトの進捗管理に不可欠なツールへと進化します。
この方法により、プロジェクトの計画と実行が統合され、効率的な進行が可能となるのです。
PERT
PERTは、プロジェクトの各工程がどのように相互依存しているかを明確にするためのフローチャートベースの手法です。
このアプローチにより、どの作業にどのような依存関係が発生しているかを可視化し、各工程の重要性を判断することが可能になります。
また、タスクごとに必要な時間やリソースを計算し、フローチャートに表示することで、プロジェクトの進行をスムーズに管理できます。
特定のタスクの所要時間に変更があると、他のタスクにも影響を与える可能性があるため、プロジェクトの進行中にPERT分析を定期的に行うことが重要です。
この繰り返しプロセスは、プロジェクトの効率的な推進を後押しし、予期せぬ遅延を防ぐための鍵となります。
CCPM
CCPM（Critical Chain Project Management）は、プロジェクトの各工程やタスクに割り当てられた時間から余裕（バッファ）を除外し、除外したバッファを一つに集約し、開発スケジュール自体を最短で完了可能なスケジュールを作成する手法です。
このアプローチでは、プロジェクト全体に一つの大きなバッファを設け、個々のタスクの遅延があった場合にはこの中央バッファを使用して対応します。
この方法により、進捗の遅れとバッファの残量を明確にし、プロジェクトの全体的なスケジュール管理を容易にします。
また、この手法は予算策定にも応用可能で、コスト管理においても同様の原則を適用することで、財務の安定性を高めることができます。
プロジェクトマネジメントの研修方法
Eラーニング
Eラーニングは、インターネットを通じて提供される教育形式で、参加者はいつ、どこにいてもアクセスが可能となります。
この学習方法は、場所や時間に制約されずに学べるため、多忙な日々を送る人々にとって理想的な選択肢となります。
ただし、直接的な対面式のコミュニケーションができない点と、プロジェクトマネジメントに限っては知識のインプットだけしかできない点、があるため、Eラーニングのみでプロジェクトマネジメントを習得することは難しいでしょう。
Eラーニングはプロジェクトマネジメントに初めて触れたり、これから実践をしていきたい人に対して、事前知識をインプットする目的として活用することに適しています。
集合研修
集合研修は、講師やトレーナーが同じ場所に受講者を集めて行う形式です。
リアルタイムで対話やディスカッションが可能なため、参加者同士のコミュニケーションやグループワークが促進されます。
直接質問ができることで理解を深めやすいだけでなく、受講者同士の交流やリアルなフィードバックを受けることができ、学習効果や研修転移を高めることができます。
しかし、集合研修では場所や時間に制約があり、参加者全員が同時に集まる必要があるため、スケジュールの調整や移動の手間がかかることがデメリットとして挙げられます。
PBL（プロジェクトベースドラーニング）
PBLは、実際のプロジェクトの推進をを通じて学ぶ実践型の研修方法です。
DXにおいては、具体的な現場課題などを対象にしたプロジェクトに対してPBLを行うことで、今後担ってほしい現場業務の改善や高度化の一連の流れを体験することができます。
ユースケースではなく実際の課題に対するプロジェクトを経験することで、インプットや演習だけでは得られない経験や知識を習得することができます。
しかし、PBLにはある程度の前提知識が求められるため、事前にEラーニングや集合研修でインプトットをしてから参加してもらうことが必要となります。
また、ファシリテーションする講師の質が求められ、特にDXやDXにおけるプロジェクトのPBLをする場合は、社内の優秀な人材や、外部の専門人材に依頼をすると良いでしょう。
[参考リンク-プロジェクトベースドラーニングとは！？DX人材育成やその研修に必要な概念を理解しよう！]
まとめ
この記事ではプロジェクトマネジメントについて概要から研修方法まで解説していきました。
PBLによるプロジェクトマネジメントの経験を積まないと、なかなかDXにおけるプロジェクトマネジメントは転移しないため、専門家に研修を依頼することをおすすめします。
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