グループウェアとは！？グループウェアの概要グループウェアは、企業内で情報共有やコミュニケーションを円滑に行うためのソフトウェアです。さまざまな機能が一つのプラットフォームに統合されており、メール、スケジュール管理、タスク管理、Web会議、掲示板などが含まれています。従業員は互いのスケジュールを確認し、業務を効率的に進めることができます。グループウェアは、小規模から大規模までの企業に対して業務の質とスピードを向上させるためのサービスです。グループウェアが求められる背景現代のビジネス環境では、多くの情報が発生し、チーム間の連携が重要です。グループウェアは、情報共有や業務連絡を効率化し、組織全体の生産性を向上させる役割を果たします。また、グルプウェアをインターネット上でできるようにすることで、業務を家や遠隔地からできるようになったりと、働き方改革の推進にも寄与します。情報の整備と、働き方改革の2つのニーズからグループウェアが求められているのです。グループウェアの導入形態オンプレミスオンプレミス型グループウェアは、企業が独自のサーバーとネットワークインフラを用いて運用するシステムです。この方式の最大の利点は、企業固有の要件に合わせた高度なカスタマイズが可能であり、既存のシステムとの統合が容易になることです。また、社内ネットワークを通じてオフラインでも機能するため、インターネット接続の不安定さがないことも特徴です。しかし、この自由度の高さは、専門的な技術スタッフの必要性と共に、高い初期投資と維持コストを伴います。これらの要素は、オンプレミス型を選択する際の重要な考慮事項となりますクラウドクラウド型グループウェアは、サービスプロバイダーが運営するクラウドサーバーを利用したシステムです。これの魅力は、自社でのインフラ投資が不要であるため、初期導入コストを大幅に削減できる点にあります。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能で、柔軟な働き方を実現でき、働き方改革にも寄与できます。ただし、カスタマイズの自由度には制約があり、既存システムとの統合が難しい場合もあります。これらの特性は、クラウド型グループウェアを選択する際の重要な判断基準となります。グループウェアに求められる機能スケジュール管理グループウェアに求められる機能1つ目はスケジュール管理機能です。カレンダー管理機能ではグループごとにスケジュールを作成し、イベントのスケジューリングや期日の設定ができます。 日次、週次、月次などの異なるビューでスケジュールを表示できるのも重要です。また、そのスケジュールを共有と閲覧ができる機能も必要です。メンバー間でスケジュールを共有したり、会議に必要なファイルやメモをスケジュールにリンクさせたりメモすることによって情報の伝達をスムーズにします。ファイルの管理と共有グループウェアに求められる機能2つ目はファイルの管理と共有です。ファイルの共有では、ワークグループのメンバーが共有したい書類や文書、画像、動画などのファイルをグループウェア内のフォルダに格納でき、メンバーはいつでも必要なファイルにアクセスできる状態を実現します。ファイルの管理ではユーザーに権限設定し*、*ファイルやフォルダごとにアクセス制限を設けることができます。特定のメンバーだけが閲覧・編集できるようにすることで、情報漏えい等のリスクを防げます。施設予約グループウェアに求められる機能3つ目は施設予約機能です。この予約システムでは社内の設備や会議室の利用予約を簡単に行えるようになっており、利用者は予約状況をリアルタイムで確認し、必要に応じて新規予約、変更、またはキャンセルを行うことができます。また、一部のグループウェアでは、設備の使用状況に関するレポートを生成することが可能で、これにより、リソースの利用効率を分析し、改善策を講じることができます。コミュニケーショングループウェアに求められる機能4つ目はコミュニケーション機能です。コミュニケーション機能は下記のようなものが該当します。ビジネスチャット: ビジネスチャットは、企業で使用されるチャットツールで、社内SNSとも呼ばれます。メールよりスピード感を持ってやり取りでき、アイコンやスタンプによるリアクションも可能です。社内SNS機能: 社内向けSNS機能で、「つぶやき」や「いいね」などのカジュアルなコミュニケーションが行えます。社員から役員へのコミュニケーションも可能です。掲示板機能: 社内全員が共有できる情報を掲示板上にアップできます。重要情報を見逃すことが減ります。Web会議機能: オンライン上で簡単な会議ができるWeb会議機能を搭載している製品もあります。リモートワークや出張先からの会議参加も可能となります。簡易的なワークフローシステムグループウェアに求められる機能5つ目は簡易的なワークフローシステムです。承認フローを電子化するために、下記のような機能が必要となります。電子申請: 申請書の作成から提出までのプロセスを電子化し、紙の文書による手続きを不要にします。承認プロセス: 承認者の設定や承認ルートのカスタマイズが可能で、申請書の承認フローを効率的に管理できます。通知システム: 承認や決済が必要な申請について、関係者に自動的に通知を送ります。検索機能: 提出された申請書や過去の記録を簡単に検索でき、迅速に情報にアクセスできるようにします。グループウェア導入のメリット情報共有・業務連絡の効率化グループウェア導入のメリット1つ目は、情報共有や業務連絡の効率化に大いに役立つことです。ファイル共有機能を活用すれば、従来紙で作成していた資料を電子データとして簡単に共有できます。さらに、プロジェクト管理機能を使えば、メンバーの業務の進捗を可視化でき、個別で行っていた業務連絡の負担を軽減できます。ペーパーレスの推進グループウェア導入のメリット2つ目はペーパーレスとそれによるコスト削減が可能な点です。会議資料や議事録などを印刷することなく共有できるため、ペーパーコストを削減できます。さらに、情報共有・業務連絡のために発生していた工数が削減されれば、人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。社内コミュニケーションの活発化グループウェア導入のメリット3つ目は、社内コミュニケーションの活性化です。メールでの連絡では、送信先を指定する手間が発生しますが、グループウェアのチャット機能を活用すれば、対象者にのみメッセージを送ることはもちろん、グループ単位で一括通知することも可能です。さらに、多くのグループウェアにはWEB会議機能が搭載されており、プロジェクトや部署・部門単位でのチームミーティングで重宝します。テレワーク環境にも最適グループウェア導入のメリット4つ目はテレワーク環境に最適な点です。対面でのやり取りが難しいテレワークでは、意思疎通の重要性が増し、業務進捗の確認が不可欠ですが、グループウェアを利用することで、これらの課題を解決し、テレワークでもスムーズなコミュニケーションと業務管理が可能になります。承認・決裁作業の簡略化グループウェア導入のメリット5つ目は承認・決済作業の簡略化ができることです。グループウェアを導入することで、承認や決裁作業が大幅に簡素化されます。紙媒体での書類回覧によくある「書類がどこにあるかわからない」という問題がなくなり、配布や回覧の事務作業が効率的になります。回覧板機能を利用することで、必要な情報を漏れなく迅速に全員に周知できます。さらに、ワークフロー機能によるペーパーレス化は、進捗の可視化や遠隔地からの決済を可能にし、業務プロセスをスムーズにします。グループウェア導入のデメリット部門・組織を超えたコミュニケーションには不向きグループウェア導入のデメリット1つ目は部門・組織を超えたコミュニケーションには不向きな点です。グループウェアは、管理者の許可が必要な場合が多く、部門や役職を超えたコミュニケーションには適していないという側面があります。特に、稟議のように複数の部署や部門を横断するコミュニケーションが求められる場合、事前の調整が必要となります。起案内容に応じて関わる部署や役職が変わるため、都度グループチャットや掲示板を設定するのは非効率的になってしまいがちす。導入費用がかかるグループウェア導入のデメリット2つ目は導入費用がかかる点です。一部の無料グループウェアもありますが、機能や利用人数に制限があることもあります。さらに、製品ごとに機能の充実度や得意とする領域が異なり、利用料金もバラつきます。コストを抑えて導入するためには、自社のニーズに合った機能や要件を満たす製品を選択することが重要です。代表的なグループウェアとは？Microsoft365代表的なグループウェア1つ目はMicrosoft365です。Microsoft365はその名の通りMicrosoftが提供するグループウェアです。多くの企業で利用されているWordやExcel、PowerPointといったアプリケーションに加え、「Outlook」によるメールや「OneDrive」によるファイル共有、「Teams」や「SharePoint」によるコミュニケーション機能など、幅広い機能を網羅しています。多くのビジネスパーソンが使い慣れている「Word」や「Excel」など製品で構成されているため、生産性を下げることなく導入することができるでしょう。Garoon代表的なグループウェア2つ目はサイボウズのGaroonです。サイボウズ株式会社によって提供されるGaroonは、特に中～大規模の組織向けに開発された国産グループウェアです。日本の企業文化や組織構造に合わせた多様な機能を備えており、基本的なグループウェア機能を超えた柔軟性を提供します。また、直感的な操作性により、従業員のITスキルレベルに関わらず、追加の教育コストなしで導入が可能です。GoogleWorkSpace代表的なグループウェア3つ目はGoogle Work Space（旧G Suite）です。「Google Workspace（旧G Suite）」は、Googleが提供する各種アプリケーションで構成されたグループウェアで、Googleドライブによるファイル共有や、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを使った資料作成、GoogleハングアウトによるチャットやGoogleカレンダーによるスケジュール管理など、グループウェアに求められるさまざまな機能を包括しています。業界大手であるGoogle社のセキュリティと、24時間365日のサポートにより、導入後も安心して利用することができるでしょう。グループウェア×ノーコードで業務改善とDXの推進をするそもそもノーコードとはノーコードは、プログラミングの知識がなくても、ドラッグアンドドロップなどの直感的な操作でアプリケーションを開発できるプラットフォームのことです。ノーコードはさまざまな種類があり、スマートフォンのアプリケーションを作るものから、クラウド上のアプリケーションを作るものなどがあります。特に、社内の業務で活用されるための業務アプリケーションを開発できるノーコードを活用することで、業務をデジタル化し、業務改善や生産性の向上を進めることができます。ノーコードとグループウェアの親和性ノーコードは、グループウェアと組み合わせることで、より業務改善や生産性向上の効率が高まります。特に、業務アプリケーションを開発できるノーコードはグループウェアの中に内包されることが多く、グループウェアに内包されることで、前述したようなスケジュール管理など様々なツールとの連携ができるアプリケーションが構築できるものとなります。例えば、ワークフローが未認証のまま1日経過した場合に、チャットツールで通知を送付するようなオートメーションや、ノーコードツールで作成した業務アプリで入力したデータがダッシュボードに反映されるような社内ポータルなど、様々な組み合わせが可能です。グループウェアは特に、チャットツールなどの社内コミュニケーションを内包するため、社員が業務で一番使うものと言っても過言ではありません。そのグループウェアにノーコードを掛け合わせることで、ノーコードツールやその業務アプリの認知も広がりやすいため、作った業務アプリケーションが使われないということも防ぐことができるのです。情報と業務アプリの一元化が可能にグループウェアとノーコードを組み合わせることで、情報の集約と業務アプリケーションの一元管理が実現し、業務の効率化が図れます。Kintoneでは、作成した業務アプリケーションを社内ポータルに表示することができ、ポータル画面からシームレスに業務アプリケーションにアクセスすることができるようになっています。このように、グループウェアとノーコードで作成した業務アプリケーションを組み合わせ、データを連携することで、一元化が可能になるのです。グループウェア×ノーコードで業務改善とDXを推進するグループウェアとノーコードの組み合わせは、業務プロセスの自動化やカスタマイズを通じて、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進に貢献します。業務に合わせたSaaSツールではなし得ない一元化や、連携の強化によって、通常の業務効率化がより促進されます。グループウェア×ノーコードの事例ジョイゾージョイゾー社は対面開発サービス「システム39」を提供し、お客様との打合せ調整にGaroonを使用していたのですが、コロナ禍でWeb会議が増え、予定調整に時間がかかってしまうという課題に直面していました。そこでクラウド版Garoonとメールワイズを導入し、約25名でスケジューラーや社内ポータルとして利用しました。合計で1,100ユーザーを持ち、Garoonを用いて情報共有基盤を構築することで、課題を解決し、また、グローバルで展開していた営業活動をクラウドでサポートすることにもつながりました。また、ジョイゾー社では社内業務アプリを主にKintoneで構築しており、Kintoneの情報などをダッシュボード化してGaroonの社内ポータルに表示させています。スノーピークビジネスソリューションズスノーピークビジネスソリューションズ社は、社外からのサポート問い合わせ対応を適正に管理するために、Power Appsを活用して進捗管理アプリを開発しました。このアプリでは、問い合わせ内容や対応作業の進捗状況を入力することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、チーム全体の進捗状況をリアルタイムで把握できます。さらに、このアプリはMicrosoft Teamsと連携しており、詳細なサポート進捗をTeams上でリアルタイムに管理できます。また、Power BIとの連携により、サポート件数、担当者、進捗などを可視化・分析し、効果的な意思決定をサポートできるようになりました。スノーピークビジネスソリューションズ社では、週一回の対応進捗ミーティングでこれらのデータを活用し、情報共有やスキルの共有を促進しています。まとめグループウェアは、組織内のコミュニケーションと協力を促進し、業務の効率化に大きく貢献します。ノーコードとの組み合わせにより、さらなる業務改善とDXの推進が期待できます。この記事を通じて、グループウェアの理解を深め、あなたの組織に適した導入と活用を検討してみてください。